Baş döndüren bir hızla gelişen bilgi teknolojilerinin sağladığı olanaklar ve değişen toplumsal gereksinimler doğrultusunda daha etkin, daha verimli hizmet vermek için insan, iş süreçleri ve teknolojinin bütüncül dönüşümüne dijital dönüşüm veya e-dönüşüm denilmektedir.
şimdi gelin bu dönüşümün şirketinize sağlayacağı faydaları birlikte inceleyelim!
1. Dijital dönüşüm sayesinde karlılık artar.
Şirket içinde çalışan herkesin anlık verilere, anlık cevaplara ve anlık görüşmelere ihtiyacı olabilir fakat en büyük problem bu anlık ihtiyaçların karşılanamamasıdır. Dijital dönüşümde bütün veriler, bilgisayar ortamında saklandığı için kişiler istedikleri bilgiyi, veriyi ve cevapları başka birine ihtiyaç duymadan öğrenebilmektedirler. Bu da şirketin işleyişine hız kazandırır çünkü bir çalışan başka bir çalışanı herhangi bir bilgi veya veri sorgulaması için meşgul etmeyerek kendisi, şirketin getirdiği dijital ortam ile istediğine hızlıca ulaşabilmektedir.
2. Kağıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar.
Dijital dünyadaki anlık ve otomatik veri kaydı ile hata oranı azalır, kaybolma yaşanmaz, gerektiğinde eski evraklara saniyeler içerisinde ulaşılır. Odalar dolusu klasörlenmiş fatura arşivleri ve saklama masrafları tarih olur.
3. Gereksiz iş yükü azalır.
Mevcut ve potansiyel müşterilerden elde edilen verilerin anlamlı olma niteliklerinin artması ve bu anlamlı verilerin işletme etkinliğini, kaynak kullanımını ve müşteri memnuniyeti açısından olumlu sonuçları olacak kararlar alınmasını desteklemesi dijitalleşmenin faydaları arasında en öne çıkanlardandır.
4. Zamandan ve maliyetlerden tasarruf sağlanır.
Çalışanlar, istedikleri verilere en kısa sürede ulaştıktan sonra hızlı aksiyon alarak bir sonraki işlerine geçebilirler. Hızlı aksiyon alındığı takdirde bir şirketin en iyi dostu, zamandır fakat işler tersine döndüğünde yavaş aksiyon alındığında dost olan zaman yerini düşmanlığa bırakabilir.
5. Evrakların kaybolma ve tahrifat görme ihtimali ortadan kalkar.
Belgelerin arşivleme sorunu ortadan kalkar.
6. Dijital arşivleme sayesinde gerektiğinde eski belgelere saniyeler içerisinde erişim sağlanır.
Zaman, şirketlerin bütün işleyişini etkileyen bir birim olmasının yanı sıra müşteriye ulaşma ve geri bildirim alabilme noktasında önemli bir parametredir.
7. Hata oranı minimum seviyeye iner.
Şirketlerinde bir kurumsal hafızaya ihtiyacı vardır. Gerek tecrübelerin hatırlanması, gerek geçmiş hataların görülmesi gerekse elde edilmiş bir başarının tekrar elde edilebilmesi için şirketler, dijitalleşerek geçmiş verilerine ulaşabilirler. Böylelikle şirketler, hiçbir hatayı ve hiçbir başarıyı gözden kaçırmayarak sürekli gelişim gösterebilirler veya ihtiyaç anında kaybolan verilerin gölgesi altında başarısızlığa sürüklenmez, ulaşılabilirlik sayesinde yeni başarılara imza atabilirler.
8. Kağıt kullanımını azalttığı için doğanın korunmasına katkı sağlar.
Şirket işlerini kişi bazlı güvene dayandırarak saklamak yerine, veri bazlı yazılımlar ile saklamak her zaman daha sürdürülebilir olmuştur. Aksi takdirde önemli bilgiler, giden bir çalışanın ardından silinmektedir ve aynı hataların tekrarlanma olasılığı artmaktadır. Dijital dönüşümün sağladığı en büyük yarar, bütün verilerin bir tabanda saklanması, ulaşılabilir olması ve de güncel durum ile geçmişin kıyaslanabilirliğini sunmasıdır.
9. Dijitalleşme ile markalar üretim sistemleri yönetimini, iş süreçlerini ve iş akışını daha hızlı bir şekilde geliştirebilmektedir.
Çalışan verimliliğini arttırmak için planlanan çalışan eğitimleri ise dijital dönüşüm sayesinde zaman ve mekândan bağımsız bir şekilde gerçekleşebilmektedir.
10. Dijital dönüşüm çalışanlar ve departmanlar arasında iş birliğini güçlendirir.
Büyük değişimler pek çok kişiyi korkutabilir. Dijital dönüşümün avantajları özellikle işletme yöneticileri tarafından bilinse de, dijitalleşmenin beraberinde getirdiği köklü değişimlerin, en temel seviyedeki çalışanlardan en üst düzey yöneticilere kadar, tüm işgücü üzerinde göz korkutucu bir etkisi olabilir. Bu nedenle dijital dönüşüm hamlesi öncesinde ve sırasında işletmelerin çekirdek yapıları ve süregelen kültürleri ile tüm mevcut süreçler göz önünde bulundurulmalı, dijital dönüşüm stratejisi buna göre geliştirilmelidir.