İnsanlar çoğu zaman zaman yönetimi konusunda sıkıntı çekmektedirler. Bir şirkette yönetici pozisyonundaysanız ya da kendi şirketinizde liderlik yapıyorsanız zaman yönetimi konusunda bilgi ve deneyim sahibi olmalısınız zira bu konuda sadece kendinize değil, diğerlerine de yardım etmelisiniz.
Peki zamanı nasıl etkin kullanabilirsiniz?
1. Zamanınızı nasıl harcadığınızı bilin.
Tıpkı bir bütçe oluşturmak gibi, hedeflerinize ulaşmanızı engelleyen tüm alanları veya alışkanlıkları ortaya çıkarmak için aslında zamanınızı neye harcadığınızı takip etmelisiniz.
2. Günlük programınıza sadık kalın.
'XYZ yapmak için sekiz saatim var.' ın ötesine geçin. Farklı görevler için ayrılan zaman bloklarıyla günlük bir program oluşturun. Ona bağlı kalmak başarının anahtarıdır.
3. Önceliklendirme yapın.
Yapılacaklar listeleri üretkenlik için hayat kurtarıcı olabilir. Ancak dikkatli olmazsanız, o kadar büyük ve bunaltıcı hale gelebilirler ki nereden başlayacağınızı bilemezsiniz.
4. Önce en zor görevi halledin.
Bir telefon görüşmesi, bir iş arkadaşından gelen bir iyilik ya da kirli bulaşıklar hepimizin başına gelir. Sonra bir bakmışsın, gün bitmiş.😊
5. Benzer görevleri toplu olarak işleyin.
Toplu işleme veya toplu işleme, üzerinde birlikte çalışabilmeniz için benzer görevleri gruplamak anlamına gelir. Bunları amaç veya işleve göre gruplandırın.
6. Makul zaman sınırları belirleyin.
Parkinson yasası, 'İş, onu tamamlamak için ayrılan süreyi dolduracak şekilde genişler' der.
Yalnızca üç saat sürmesi gereken iki görevi tamamlamak için tam bir gününüz varsa, muhtemelen tüm günü bu iki görev için harcayacaksınız. Kendinize daha küçük bir pencere açarsanız, daha önceki son teslim tarihini karşılama şansınız yine de vardır.
7. Ne zaman hayır diyeceğinizi öğrenin.
Bir günde çok fazla enerjimiz var ve saatlerle birlikte azalıyor. Yarı pişmiş işlerden kaçınmak için sınırlarınızı bilin ve hayır demeye istekli olun. Güçlü ve zayıf yönlerinizi tanıyın. İyi olduğunuz şeylere odaklanın ve mümkünse başkaları tarafından daha iyi ve daha hızlı yapılabilecek işleri devredin.
8. Çoklu göreve yönleneceğim diye karmaşaya neden olmayın.
Bilim, çoklu görev konusunda nettir: Verimliliği azaltır ve hatta tehlikeli olabilir. Görev değiştirme, geçiş başına yalnızca birkaç saniyeye mal olsa da, sık sık aynı anda birden çok görev yapıyorsanız bu süre artar. Hata yapma riskiniz de artar.
9. İşleri düzenli tutun.
Bir takvim kullanın. Takviminizi 'kişisel', 'profesyonel' ve 'bağlılık' gibi kavramlara göre düzenleyin. Kategorileri hızlı bir şekilde ayırt etmek için veya acil olana karşı acil olmayana göre renk kodlamasını deneyin.
10. Zaman yönetimi araçlarını kullanın.
Günlük, haftalık ve aylık programların zirvesinde kalmak için Google Takvim ve Outlook Takvimini kullanabilirsiniz.