Toplantılar çalışmıyor.
Ya da en azından, personel toplantılarının çoğu, zaman kaybettiren, üretkenliği öldüren, yaratıcılığı boğan, hüsnükuruntu veya kuruntulu düşüncenin ürünleridir.
Pandemiden ve kitlesel uzak ve hibrit çalışmaya geçişten önce, toplantılar zaten sorunluydu.
Toplantıların nasıl başarısız olduğunu hepimiz gördük.
Ofisteki toplantıların çoğu, düzenli – genellikle haftalık – personel “güncelleme” toplantıları düzenleme politikasının sonucudur. Ya da ertelemenin sonucudur. Şu anda bir karar veremiyoruz, o yüzden bir toplantı planlayalım. Ya da yeni bir girişim, sorun ya da fikir eyleme ilham verir ve bir toplantı planlamak eylem gibi hissettirir.
Toplantı başladığında, gözler parlar ve bazı toplantı katılımcıları dikkatlerini veriyormuş gibi yaparak konuşmayı zihinsel olarak ayarlamaya başlar. (Diğerleri rol yapmıyor bile; giderek normalleşiyor veya toplantılar sırasında bir dizüstü bilgisayara veya telefon ekranına bağlı kalmak kabul edilebilir.
Toplantılara genellikle dikkat arayanlar, merdiven tırmanıcıları, dışa dönükler ve uzun soluklu konuşma yapanlar hakimdir. Buna karşılık, diğerleri, bir şey söylemekle söyleyecek bir şeye sahip olmak arasında çok az veya hiç ilişki olmadan çoğunlukla sessiz kalır.
Toplantılar yaratıcı düşünceyi bastırır. Çoğu belirsiz bir sis içinde biter, net hedefler, son tarihler ve ödevler olmadan.
Ve çalışanlar onlardan nefret ediyor.
Birçok çalışan, toplantıları iş olarak değil, işten bir mola, sosyalleşme zamanı olarak görür. Ekonomist John Kenneth Galbraith bir keresinde “Hiçbir şey yapmak istemiyorsanız toplantılar vazgeçilmezdir” dedi.
Çözüm? Toplantılarınızın kontrolünü elinize alın, uzmanlar bize söylüyor.
Toplantı tavsiyesini duydunuz.
Zamanında başlayın ve geç katılımcıları kilitleyin. En fazla üç madde içeren bir gündem oluşturun ve buna bağlı kalın. Başlangıçta toplantının amaçlarını belirtin. Uzun solukluları kapatın ve konuşmak için sessizliği zorlayın. Telefonları ve dizüstü bilgisayarları yasaklayın. Toplantı sırasında toplantı dışı görevlere izin vermeyin.
Son olarak, plan bitmemiş olsa bile toplantıyı zamanında bitirin.
Başka bir deyişle, çalışanlarınızın zihinlerini, bedenlerini ve düşüncelerini katı, yapay, kural tabanlı bir sisteme zorla sokmak için sert önlemler almadığınız sürece, toplantılar büyük bir zaman kaybıdır.
Bu tür alaylı toplantılar nadirdi ama yapılabilirdi. Ve sonra uzaktan çalışmanın Zoom toplantı devrimi gerçekleşti. Görüntülü toplantılar, eski toplantı en iyi uygulamaları yönergelerinden bazılarını uygulama olanağını sona erdirdi.
Bu nedenle, ekranlı cihazları yasaklamak yerine, artık bunlar gerekli.
Toplantı katılımcıları dinliyor veya toplantıyı “sessiz” konumunda yapıyor olabilir. Dikkat ediyor olabilirler veya çevrimiçi poker oynuyor olabilirler.
Ancak Zoom aramaları sırasındaki en olası zihinsel aktivite, kişinin kendine bakıp durması olabilir. dış görünüşe vurgu yapmakaraştırmaya göre.
Toplantı konularını daha da kötüleştirmek, esnek çalışma programları ve iş gücünün küreselleşmesi, herkesin aynı toplantıya aynı anda katılmasının pratik olmadığı anlamına geliyor.
Toplantılar televizyon gibidir – eskiden gerçek zamanlı etkileşim gerektirirlerdi veya siz bunu kaçırdınız; şimdi herkes kendi programına göre ayarlıyor.
Yine de alışkanlıktan ve yanıltıcı düşünceden bu kadar çok toplantı yapmaya devam ediyoruz.
Bu nedenle, çoğu toplantıyı, toplantıların faydalarını sorunsuz bir şekilde sağlayan yeni normlar ve teknolojilerle değiştirmenin zamanı geldi.
Teknoloji zaten burada.
Kuruluşunuz içinde mantıklı olan ve iç iletişimin sürtüşmesini en aza indiren entegre iletişim çözümlerini değerlendirmenin zamanı geldi. Örneğin, görüntülü toplantıları eşzamansız video ve diğer ortamlarla değiştirin.
Zor olan kısım yeni normlar oluşturmaktır.
Ancak genel olarak, iyi bir arama ile eşzamansız çözümleri benimsemek ve diğer araçlarla (zamanlama, proje işbirliği ve diğerleri gibi) entegre etmek mümkündür.
Toplantı tükenmişliğini ve iç iletişimi düzeltmek, toplantıların genellikle zaman ve para kaybı olduğunu ve gerçek bir çalışan memnuniyetsizliği kaynağı olduğunu kabul etmekle başlar.
Tekrar söyleyeceğim: Toplantılar artık işe yaramıyor.
Asenkron iç iletişim araçları yapar. Bu yüzden toplantılarınızı iptal etme, takviminizi temizleme ve mevcut yeni teknolojiyi benimseme zamanı.
Ve buna karar vermek için kesinlikle bir toplantı ayarlamanıza gerek yok.
Telif Hakkı © 2022 IDG Communications, Inc.