Kaydileştirme birkaç yıldır konuşulmasına rağmen adım adım destek gerektiren bir süreç olmaya devam ediyor. Faydaları yaygın olarak biliniyor ancak bazı şirketler benimseme planlarını erteliyor.
Ancak birkaç basit adımı takip etmek, potansiyel sürtünme noktalarını ortaya çıkmadan etkisiz hale getirmek ve böylece sorunsuz bir uygulama ve optimum kullanım sağlamak için yeterli olabilir.
1. Adım: ihtiyaçlarınızı denetleyin
Her şeyden önce şirketi, işleyişini, iç organizasyonunu, mevcut belge akışını ve ihtiyaçlarını iyi anlamak gerekiyor. İşlenen belgelerin niteliği, sayıları ve aynı zamanda işleme ve doğrulama iş akışları… tüm bu unsurların kaydileştirme projesinin düzenlenmesi ve çözüm seçimi üzerinde etkisi olacaktır.
Bu denetim aşaması, doğru yazılımı, doğru kişilere ve doğru konfigürasyonla sunduğunuzdan emin olmak için önemlidir.
Adım 2: Adım adım bir yaklaşım benimseyin
Şirket çapında kaydileştirme projesini başlatmak cazip gelebilir ancak bunu hayata geçirme çabaları hafife alınmamalı. Gönül rahatlığıyla ilerlemek için en iyi yaklaşım kısmi kaydileştirme ile başlamaktır: tek bir hizmet veya gider raporları, müşteri sözleşmeleri, iletişim devreleri gibi tek tür bir belge olabilir. Bir sonraki mali kanunda karara bağlanacak olan uygulamanın ertelenmesine rağmen, faturalar konusu hala sıcak bir konu olmaya devam ediyor.
Uygulamaya geçirildikten sonra şirket, özel eğitim ve düzenli izleme yoluyla kullanımları haritalandırabilir, süreçleri doğrulayabilir ve aracın uygun şekilde benimsenmesini sağlayabilir. Böylece kaydileştirmenin bir sonraki aşamasına geçmeden önce herhangi bir soru veya zorluk gündeme getirilebilir ve bunların üstesinden gelinebilir.
3. Adım: elçiler oluşturun
Kaydileştirme projesinin başarısı büyük ölçüde çalışanlar tarafından kabul edilmesi ve benimsenmesine bağlıdır. Araçların özelleştirilmesinin yanı sıra çalışanların eğitimi de burada çok önemli bir rol oynuyor. Alışkanlıkların aniden değiştirilmesiyle süreçlerin “devrimleştirilmesi” söz konusu değildir. Bunlar derin yapısal değişikliklerdir, dolayısıyla bunlara cimrilik ve pedagojiyle yaklaşılmalıdır.
İlerici yaklaşım, çalışanları küçük gruplar halinde desteklemeyi ve eğer deneyimden hoşlanıyorlarsa onları gerçek kurum içi elçiler haline getirmeyi mümkün kılacaktır. Başarının anahtarı, çalışanların bunu benimseyebilmesi için değişimi çekici hale getirmektir.
Adım 4: Endişeleri anlayın ve ele alın
Her değişiklikte olduğu gibi kaydileştirme projesi hayata geçirildiğinde endişeler yaşanıyor. Çalışanlar genellikle görevlerinin otomasyonundan korkarlar. Geçmişte birçok çalışan, bilgiyi girmek, aramak ve işlemek için önemli miktarda zaman harcıyor. Bu görevlerin aslında dijital araçlarla halledilmesi amaçlanıyor ancak bu, gelişim ve becerilerin arttırılması için bir fırsatı temsil ediyor. Belgelerin girilmesi ve işlenmesi sırasında kazanılan zaman, daha yüksek katma değerli görevlere yeniden yatırılabilir.
Bu adımlar, kaydileştirme projenizi verimlilik bakış açısıyla organize etmek için iç süreçlerin geliştirilmesini mümkün kılar. Şirketler dijital araçların kağıt üzerindeki organizasyonu yansıtacağının farkında olmalıdır. İş akışları şimdiye kadar yapılandırılmamış, karmaşık ve belirsiz olsaydı, kaydileştirme yalnızca bu tutarsızlıkları vurgulayacaktır. Bir denetim gerçekleştirmek ve meslektaşlarınız ve teknolojik ortaklarınızla adım adım ilerlemek için zaman ayırmak, projenin sorunsuz uygulanmasını ve başarısını sağlar.