İşletmelerin hızlı bir şekilde uygulamaya başladığı e-Arşiv sistemi hakkında en çok sorulan sorulardan birisi de e-Arşiv’in hangi alanlarda kullanıldığıdır. e-Fatura kullanan mükelleflerin kullanmak durumunda olduğu bu sistem sayesinde tüm faturalarınızı dijital arşivde saklayabilir, ihtiyaç duyduğunuz zaman onlara ulaşabilirsiniz.
Bir devlet uygulaması olan e-Arşiv sisteminin yanı sıra Logo Yazılım gibi firmalar da kendi fatura yazılımlarında dijital arşivlere yer verirler. Bu arşivler ile firmanızın ticari işlemlerini kayıt altına alabilir ve rahatlıkla geçmişe dönük fatura araması yapabilirsiniz.
e-Arşiv’in en çok kullanıldığı alanlar; muhasebecilik, sağlık, çeviri, sigortacılık ve lojistik sektörleridir. Ayrıca anonim, limitet, gerçek ve şahıs şirketi statüsüne sahip olan tüm mükellefler, e-Fatura ve e-Arşiv sistemlerini kullanmak durumundadır.
e-Arşiv Ne İşe Yarar?
e-Arşiv, dijital faturaların saklanmasına yarar. Bu arşiv sayesinde kestiğiniz e-Faturaları görüntüleyebilir, bu faturaların ödenip ödenmediğine ve diğer pek çok bilgiye ulaşabilirsiniz. e-Arşiv tüm faturalarınızı güvende tutar; eğer kestiğiniz bir faturanın fiziksel kopyasına ihtiyaç duyarsanız yine e-Arşiv üzerinden çıktı alabilirsiniz.
Kestiğiniz faturalardan birinde bir hata yaptığınızda e-Arşiv üzerinden bu hatayı düzeltmek de çok daha kolay bir süreçtir. Fiziksel faturaların aksine daha kolay ve ivedi bir şekilde hataları düzeltme imkânı da ticari işlemlerin son hızla devam etmesini sağlar.
e-Arşiv kullanma avantajları nelerdir?
Geniş bir kullanım alanına sahip olmasının yanı sıra e-Arşiv pek çok avantajı da beraberinde getirir. Her şeyden önce, e-Arşiv sayesinde faturaların kopyalarını bir fiziksel arşivde saklama ihtiyacı ortadan kalkar. Buna ek olarak e-Fatura kullanımı ile gelen bir kâğıt tasarrufu da söz konusudur. Geçmişe dönük fatura görüntüleme olanağı sunan ve aylar önce kesilen bir faturayı yalnızca birkaç dakika içerisinde bulma imkânı tanıyan e-Arşiv, fiziksel arşivlerden çok daha avantajlıdır.
E-Arşiv’in bir diğer avantajı ise daha düşük maliyettir. İşletmeler, e-Arşiv sayesinde fiziksel arşiv tutmanın maliyetlerinden kurtulmuş olur. Özellikle büyük ölçekli firmalar için böyle bir tasarruf fazlasıyla avantajlıdır. Çevreci bir çözüm olan e-Arşiv, atık kâğıt miktarını ve kesilen ağaç sayısını da azaltmayı hedefler.