İş dünyasında İK yazılımı, adına yakışır şekilde tüm İK departmanlarında önemli bir araç haline geldi. Zaman tasarrufu, daha iyi veri yönetimi, süreç otomasyonu, insan kaynakları yazılımlarının getirdiği pek çok avantaj. Bununla birlikte, İK yazılımının kullanışlılığı artık kanıtlanmayacaksa, tam potansiyelinden yararlanmak için onu nasıl seçeceğinizi ve doğru şekilde nasıl kullanacağınızı bilmek hala gereklidir.
en İK yazılımı HRIS yazılımı olarak da adlandırılan, şirketlerin İnsan Kaynakları departmanlarına adanmış ve bu departmanın faaliyetlerini yönetmeyi mümkün kılan dijital bir araçtır. Yazılım, farklı eylemler gerçekleştirmenize izin verecek birkaç modülden oluşur. Böylece verileri tek bir platformda merkezileştirmek ve örneğin belirli eylemleri otomatikleştirmek mümkün olacaktır. İK departmanlarının günlük ihtiyaçlarına eksiksiz ve uyarlanmış olan İK yazılımı, sadece birkaç yıl içinde önemli bir araç haline geldi.
İnsan kaynakları yazılımının, örneğin bordro yönetimi, iş hizmetlerinin yönetimi (izin yönetimi, devamsızlık yönetimi, vb.), sosyal yardımların yönetimi, insan yönetimi vb. gibi bir İK faaliyeti çerçevesinde çeşitli yararlı işlevleri vardır. Bu işlevler, İK departmanı personelinin bir üyesine düşen çeşitli eylemlerin kesin ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlayacaktır.
İK yazılımı gerekli görünüyorsa, bunun nedeni birçok önemli avantaj sağlamasıdır. Örneğin şunları sağlar:
Basit bir yazılım yardımıyla, bir şirketin günlük olarak yararlanabileceği tüm bu avantajlardır. Bununla birlikte, bir çözümü ve her şeyden önce faaliyetine ve ihtiyaçlarına karşılık gelen modülleri seçmek için doğru İK yönetim yazılımının seçilmesi tavsiye edilir. Ek olarak, yazılımın kullanımı tüm bu avantajlara erişimi de şart koşabilir, bu nedenle bu tür bir aracın tam potansiyelinden yararlanmak için nasıl çalıştığını öğrenmeniz önerilir.
Yukarıda bahsedilen İK yazılımlarını kullanmanın tüm avantajlarından yararlanmak için doğru yazılımı seçmek gerektiği açıktır. Bu seçimi yapabilmek için çeşitli kriterlerin dikkate alınması gerekecektir.
Piyasadaki çeşitli İK yazılımlarına ilgi duymak için, birinin bulmak istediği işlevleri tanımlamak önemlidir. Seçilen insan kaynakları yazılımı, gerçekten de şirketin karşılaştığı somut sorunlara cevap vermelidir. Bu nedenle İK departmanı ekipleriyle görüşerek ihtiyaçlarınızı netleştirmek, istediğiniz İK yazılımını seçmenin ilk adımı olacaktır.
Örneğin, maaş bordrolarını düzenlemek gibi zaman alıcı görevlere çok fazla zaman harcamak gibi herkes tarafından gözlemlenen bir sorundan yola çıkmak söz konusu olabilir. Ancak, mevcut bağlam, yinelenen ihtiyaçlar, hedefler, son tarihler, riskler, kısıtlamalar vb. gibi farklı unsurları hesaba katarak hizmetin ihtiyaçlarını daha geniş bir şekilde ele almak da söz konusu olabilir.
Bu şekilde, seçilen İK yazılımında, belki de bir ana işlevler listesi, yani ilk odaklanılacaklar ve ikincil işlevler listesi seçilerek, bir kişinin bulmak istediği işlevselliklerin tam bir listesini tanımlamak mümkün olacaktır. mümkünse ilklerini tamamlayacak.
Yazılımınızda kullanmak istediğiniz ana ve ikincil özelliklerin yanı sıra, dikkate alınması gereken bir dizi temel kriter de bulunmaktadır:
Son olarak, birkaç yazılım yayıncısını talep ederek piyasada bulunan çeşitli teklifleri karşılaştırmak mümkün olacaktır. Ayrıca, istediğiniz İK yazılımına başlamanıza ve böylece onun hakkında daha kesin bir görüş oluşturmanıza olanak sağlayacak kolay erişilebilir demolar da bulunmaktadır. Karşılaştırmalı bir tablonun gerçekleştirilmesi, araştırmasında daha net görmek ve seçimini o zaman yapmak için faydalı olabilir.
Artık İK yazılımınızı nasıl seçeceğinizi bildiğinize göre, onu nasıl kullanacağınızı da bilmeniz gerekiyor. Fikir, seçilen insan kaynakları yönetimi yazılımının tüm potansiyelinden yararlanmak olacaktır ve bunun için size sunulan tüm olasılıkları bilmelisiniz.
Bu nedenle İK yazılımını doğru şekilde kullanmanın ilk adımı, nasıl çalıştığını parmaklarınızın ucunda bilmektir. Yazılım yayıncısı tarafından sağlanan belgeler ve bilgiler bu açıdan değerli olacaktır. Mümkünse, seçilen HRIS yazılımının desteğiyle birlikte olmak, nasıl çalıştığını anlamak için daha da alakalı olacaktır, ancak aynı zamanda hangi modüllerin ve seçeneklerin istenen sonucu elde etmenize izin vereceğini bilmek daha da alakalı olacaktır. Sadece bu aracın sunduğu olanakların kapsamını bilmek, ondan tam olarak faydalanabilir.
Ayrıca iyi kullanılan bir yazılım mutlaka bir İK departmanının günlük ihtiyaçlarını karşılamalıdır. Bu nedenle, seçilen yazılım aracılığıyla bir çözüm bulmak için her sorun yansıtma konusu olmalıdır. Farklı süreçleri devreye sokmak zaman alabilir, ancak faydaları uzun vadede çok büyük ölçüde hissedilecektir.
Son olarak, tüm departmanın seçilen İK yönetim yazılımının kullanımı konusunda rahat olması da önemlidir. Dolayısıyla herkesin sorularına cevap verebilmek için bu anlamda eğitimler sunulabilir.