Eminiz pek çok kişi iş hayatında bir proje ya da araştırma sonucunda veya okul hayatında bir ödev ya da inceleme için rapor yazmıştır. Rapor aslında yapılan işin sonucunun anlatıldığı bir metindir ve pek çok farklı konuda yazılabilir. Ancak rapor nasıl yazılır sorusunun yanıtı ‘gönlünüze göre yazın’ değildir çünkü edebi bir biçim olduğu için yazımının belirli kuralları vardır.
Elbette neden rapor yazıldığına göre uygulanması gereken kurallar ve dikkat edilmesi gereken biçim değişiklik gösterecektir ancak yine de raporu rapor yapan bazı ortak noktalar vardır. Bu noktaları bildikten sonra ilk kez yazıyor olsanız bile emin olun metnin yağ gibi kayıp gittiğini göreceksiniz. Rapor nasıl yazılır, hazırlık aşamaları nelerdir gelin yakından bakalım ve dikkat etmeniz gereken temel noktaları görelim.
Bazı alanlarda sözlü olarak verilse de genel olarak yazılı olarak hazırlanan ve bu nedenle yazanak olarak da adlandırılan rapor; bir projenin, araştırmanın, incelemenin ya da ödevin sonuçlarının aktarılmasıdır. Bir kişi tarafından hazırlanabileceği gibi birden çok kişi tarafından da hazırlanabilir.
Yıllık raporlar genel olarak ticari işletmelerin bir yıl içerisinde yaptığı tüm ticari faaliyetlerin özet olarak anlatıldığı bir rapor türüdür. Bu raporun hazırlanış amacı işletme ortaklarının, denetçilerin ya da yöneticilerin işletme hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamaktır. İnternet sitesi verileri, satış oranları gibi bilgiler yıllık raporda yer alabilir.
Haftalık rapor genel olarak daha küçük bir ekibin bilgilendirilmesi için hazırlanan raporlardır. Süregelen bir iş sırasında ekip üyelerinin kendileri dışında devam eden işler hakkında bilgi alması ve buna göre düzenlemeler yapması için hazırlanır. Tek sayfalık kısa bir metin olabileceği gibi işin detaylarından da bahsedilebilir.
Proje raporu çok daha sık hazırlanarak en güncel bilgilerin paylaşılması için yazılabilir. Söz konusu projenin katılımcılarını, çalışanlarını ve varsa müşterilerini son gelişmelerden haberdar etmek için hazırlanır. Projenin nasıl ilerlediğinden, ne zaman biteceğinden ve yapılacak değişikliklerden bu raporda bahsedilebilir.
Pazarlama raporları olarak da adlandırabileceğimiz satış raporları, bir mal ya da hizmetin satışı sırasında izlenilen stratejinin durumunu göstermek için hazırlanır. Daha çok grafik ve tablo kullanılarak hazırlanması beklenen satış raporlarında uygulanan stratejinin nasıl bir geri dönüş sağladığından, kar oranlarından ve varsa değişiklik önerilerinden bahsedilebilir.
Araştırma raporları pek çok farklı alanda ve pek çok farklı konu üzerinde yapılan araştırmaların ve incelemelerin sonuçlarını açıklamak için yazılır. İnceleme konusu, kullanılan kaynaklar, bilimsel veriler, yapılan değerlendirmeler ve sonuçta nasıl bir kanıya varıldığı araştırma raporlarında açık bir şekilde paylaşılır.
Akademik raporlar lisans, yüksek lisans, doktora seviyesinde yapılan araştırmaların sonuçlarının paylaşılması için yazılır. Yazım ve uygulama kurallarına dikkat edilmelidir. Akademik bir çalışma olduğu için kurumun kurallarına en uygun biçimde hazırlandığından emin olunmalıdır.
Bir rapor hazırlarken dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan bazıları bu şekilde. Giriş bölümünde de değindiğimiz gibi raporu neden yazdığınıza ve kime teslim edeceğinize göre uygulamanız gereken kurallarda değişiklik olabilir ancak genel olarak uygulanan kurallar bu şekilde belirlenmiştir.
İş ve okul hayatında sık sık karşımıza çıkan rapor nasıl yazılır, hazırlama aşamaları nelerdir, nelere dikkat etmek gerekir gibi merak edilen soruları yanıtladık. Rapor yazım kurallarının raporu teslim edeceğiniz yere göre değişiklik gösterebileceğini tekrar hatırlatalım.