Bir iş yeri için mal üretmek ya da hizmet sunmak plansız yapılacak bir iş değildir. Çoğu zaman yalnızca bu planlamayı yapmak için bile özel çalışanlar gereklidir. İşte bu prosestir. Proses, en geniş tanımıyla üretim sürecini ifade eder. İyi planlanmamış proses faaliyetleri bir iş yerinin sonunu getirebilirken doğru bir üretim süreci sonunda şirketler dünya çapında faaliyet gösteren organizasyonlara dönüşebilirler.
Proses faaliyetleri küçük bir üretim yerinde de, dünya çapında bir şirkette de uygulanabilir. Önemli olan şirketin tüm üretim sürecini öngörmek ve hangi adımların nasıl uygulanacağını tespit etmektir. Proses sonunda elde edilen mal ya da hizmet, süreç başlamadan önce elde olanlardan daha değerli olmalıdır. Gelin proses ne demek biraz daha yakından bakalım ve konu hakkındaki önemli kavramları görelim.
Proses; sisteme bir girdinin alınması ve belirli adımlarda uygulanan işlemler sonucu ortaya bir mal ya da hizmetin çıkarılması sürecidir. Proses diğer bir anlamıyla elde olanlara katma değer yüklemektir. Elde var olan somut ya da dijital girdiler, proses faaliyetleri sonucunda değerli mal ya da hizmetlere dönüşürler.
Örnek vermek gerekirse; bir kumaşın takım elbiseye dönüşme süreci bir prosestir. Yazılım geliştiricilerin bir mobil uygulamayı yayına hazır hale getirmeleri bir prosestir. Bu tür örnekler çoğaltılabilir. Yani proses demek, planlı bir üretim süreci demektir. Proses faaliyetleri mal ya da hizmet ortaya konulduğu zaman bitebilir ya da geri dönüşlerle sürdürülebilir.
Proses, doğru mal ya da hizmetin ortaya konulmasının tek yoludur. Uygulanan pek çok farklı proses faaliyeti vardır. Ancak tüm bunları incelediğimiz zaman dönüştürme, geri besleme ve tekrarlanabilir olma şeklinde üç temel ortak özellikle karşılaşıyoruz. Bu özellikler, proses faaliyetlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlarlar.
Dönüştürme özelliği, yeterince değerli olmayan girdilere katma değer kazandırır. Geri besleme özelliği, proses faaliyetlerinin alınan geri dönüşlerle sürdürülmesini ve ortaya konulan mal ya da hizmetin iyileştirilmesini sağlar. Tekrarlanabilir olma özelliği, planlanmış proses faaliyetlerinin değiştirilmediği ya da ortadan kaldırılmadığı sürece işe yarar olmasını sağlar.
Yine bir örnek üzerinden gidelim ve dünya çapında hizmet veren bir fast food zincirini düşünelim. Bu tür zincir şirketler dünyanın neredeyse her noktasında aynı kalitede hizmet verirler. Bunun nedeni, proses faaliyetlerinde yerelleştirmeler olsa da tüm restoranların aynı süreç doğrultusunda üretim yapmalarıdır.
Proses, halkalarından biri bile kopsa tamamı dağılacak bir zincir gibidir. Arada küflü ya da dayanıksız halkaların olması istenmez. Tüm halkalar zincirle uyumlu ve sağlam olmalıdır. Sorunlu olanlar çıkarılır ya da iyileştirilir. Geri dönüşlere göre gerekirse zincir sonuna yeni halkalar eklenebilir.
Genel olarak bu tür proses faaliyetleri yürütmeyen küçük iş yerleri batmasalar bile asla büyümezler. Çünkü belirli bir sürece göre üretim yapmaz ya da yönetilmezler. Üretim sürecindeki tüm adımların nokta atışı öngörülerle planlandığı proses faaliyetlerinde sürprizlere yer yoktur. Bu nedenle her zaman süreç öncesi belirlenen hedefe ulaşılır.
Proses faaliyetleri asla insan odaklı değildir. Yani adımlarda var olan işlemlerin kim tarafından uyguladığı önemli değildir. Önemli olan, gerekli işlemin doğru bir şekilde uygulanmasıdır. Bu nedenle dünyaca ünlü üretim markaları, nerede üretim yaparlarsa yapsınlar ana proses faaliyetleri planlandığı gibi uygulandığı takdirde her zaman hedefledikleri sonuca ulaşırlar.
Proses faaliyetleri yürütmekle görevli yöneticiler çoğu zaman merkeze bağlı olarak hareket ederler. Planlanmış olan üretim süreci, yöneticilerin uygulayacağı bir reçete gibidir. Bu noktada proses içinde prosesten bahsetmek mümkün. Çünkü yöneticiler merkezde planlanan bu reçeteyi uyguluyor olsalar da yerel geri dönüşler ile uyguladıkları proses sürecinin geliştirilmesine yardımcı olabilirler.
Toparlamak gerekirse; ister büyük ister küçük bir iş yeri olsun, eğer ortaya koyduğu mal ya da hizmetin geliştirme sürecini doğru bir şekilde planlamıyorsa yani bir proses ortaya koymuyorsa başarılı bir sonuç alması pek mümkün değildir. Tüm şirketler, kendi özelliklerine uygun bir proses geliştirmeli ve bunu geri dönüşlerle besleyerek uygulamalıdırlar.
İş dünyasının olmazsa olmazlarından biri olarak görülen proses ne demek, ne işe yarar gibi merak edilen soruları yanıtladık ve bu sistem hakkında bilmeniz gereken önemli detaylar ve kavramlardan bahsettik. Çok daha havalı adlara sahip olsalar da önemli olan, her zaman doğru planlama yapmaktır.